Organizar as finanças do seu negócio é uma atividade que vai ter que acontecer e quanto antes, melhor.
Aquela história de que escolher trabalhar com o que gosta ou escolher uma área que não envolve matemática é muita ilusão mesmo. Porque de qualquer forma, se você empreende sozinho, você vai ter lidar com números, mas não precisa ser tão complicado. Vamos simplificar?
Negócio sustentável significa sustentável em todos os pontos: social, ambiental e financeiro.
Um dos pilares da sustentabilidade de um negócio é o financeiro, isso quer dizer que não dá pra deixar pra lá, ignorar até a situação virar uma bola de neve. E se já estiver uma bola de neve, olha pra isso e resolve porque deixar de olhar só atrapalha. Vai por mim, só atrapalha!
Eu tinha um bloqueio enorme com dinheiro de modo geral e evitar olhar pra isso só me prejudicou, quando comecei a aprender e aplicar, ficou mais fácil de pelo menos entender os fluxos e a partir daí melhorar a situação.
Você não precisa ser especialista em finanças pra ter um negócio sustentável financeiramente, mas você precisa aprender a lidar com as entradas e as saídas, fazer previsões e entender o que está acontecendo. Isso é essencial. Entendido isso, vamos pra parte prática.
Esse artigo é uma mistura de aprendizados que tive na marra mesmo.
Eu vou passar aqui algumas dicas básicas pra você começar a se organizar e no final vou indicar minhas referências da área que vão poder te dar um direcionamento mais aprofundado.
Explicando alguns termos...
Entradas - dinheiro que entra de vendas que você fez, os ganhos.
Saídas - dinheiro que sai para pagar as despesas de todos os custos que você tem.
Custos básicos - aluguel, luz, internet, água, matéria-prima...
Custos variáveis - ferramenta nova, mudança de ferramenta, conhecimento...
PF: pessoa física (você, CPF)
PJ: pessoa jurídica (seu negócio, CNPJ)
Pró-labore: é o seu salário, sim você é um funcionário na sua própria empresa.
Reserva de emergência: dinheiro que você guarda pra lidar com as tretas inesperadas.
Caixa: dinheiro que fica disponível para fazer os pagamentos.
Se tudo for muito novo pra você, sugiro que anote em um papel e deixe num local onde possa ver com frequência até assimilar bem.
Como organizar as finanças do seu negócio
Parte 1: Observar a situação atual.
Antes de mais nada, você precisa entender o que está acontecendo, quais são seus rendimentos, suas despesas.
O ideal é que o exercício seja feito com base em um histórico de 12 meses, para que uma eventual sazonalidade possa ser retratada, mas é perfeitamente possível considerar um período menor. - Eduardo Amuri
A forma de colocar essa etapa em prática, vai depender se:
1) Você já anota entradas e saídas.
Se você já faz algum tipo de acompanhamento do dinheiro do seu negócio, seja no caderno, em aplicativo ou numa planilha, fica bem mais fácil. Nesse caso, abre as anotações aí pra analisar.
2) Você não anota nada.
Se você nunca acompanhou e nem sabe onde anda a carruagem, calma. Abre o extrato bancário e bora analisar. (se você tiver PJ, pede o extrato da conta da empresa e se não tiver, da conta pessoal mesmo)
Se você não tem conta de nada ou por alguma razão não tiver o extrato, encare a realidade daqui pra frente, ok? A partir de agora você vai seguir essas dicas e anotar tudo e entender o que está acontecendo pra ter um pouco mais de controle.
Passo a passo da observação:
Liste os 12 meses em uma linha horizontal e anote o que você recebeu todos os meses.
Some todos os valores e você vai ter o recebimento anual.
Divida por 12 e você vai ter uma média mensal de quanto você está recebendo.
Faça o mesmo para as suas despesas.
No final, você vai perceber se está gastando mais do que ganha ou não e a partir disso vai poder fazer um planejamento melhor. Essa é a base para o planejamento anual e mensal das finanças do seu negócio.
No livro Finanças para Autônomos, o Eduardo Amuri ensina a perceber as oscilações na sua renda e como empreendedores é super importante perceber isso, porque pode ser uma variação do próprio mercado, na área que você trabalha ou de datas comemorativas. Meses que entra mais, que entra menos... Indico super a leitura do livro.
Parte 2: Criar uma planilha mensal.
Eu sei que muita gente vai pensar "mas eu uso caderno e gosto assim". Aprendi que isso é uma limitação mental e sendo bem sincera, criar uma planilha foi maravilhoso aqui.
Eu consigo me organizar muito melhor e ter uma previsão futura muito mais precisa, consigo modificar números sem virar uma grande riscaria, além disso fica fácil compartilhar com alguém ou acompanhar de qualquer outro lugar, caso esteja em uma nuvem ou um drive.
Uso o Excel mas já adianto uma dica que pra mim foi essencial: eu crio todas as minhas planilhas do zero. Não consegui me adaptar a pegar outra já criada, simplesmente porque eu não entendi direito como funcionava e só explorando por conta própria eu consegui compreender.
Em outras palavras: vai e faz.
Tenho aqui um exemplo de uma planilha de entradas, outra de saídas e um orçamento anual.
Planilha de entradas / ganhos
Planilha de saídas / despesas
Nessas planilhas de entrada e saída, assim como na de orçamento anual eu coloco uma coluna de projeção, onde coloco as entradas e saídas que eu suponho que terei.
Exemplo:
- Assinatura de ferramenta de e-mail - 90,00
- DAS Mei - 65,00
E por aí vai...
Planilha de orçamento anual
Dica importante: tenha um contador de confiança para te ajudar com o entendimento disso tudo mês a mês e facilitar a tua vida. Tem pessoas e/ou sites especializados que cobram preços bem acessíveis.
Parte 3: Acompanhamento semanal
Eu acho impossível o acompanhamento mensal porque me sinto desconectada das coisas que estão entrando e saindo e o acompanhamento diário é loucura (opinião sincera). Já tentei os dois e simplesmente não funcionou.
O que tem funcionado muito bem por aqui é 1x por semana (faço sempre na sexta-feira), tenho um momento específico pra cuidar das finanças.
Nessa hora eu abro o app dos bancos, vejo o que entrou, o que saiu e anoto tudo. Faço o mesmo processo nas finanças pessoais, então já aproveito o dia pra bancar a analítica mesmo :)
Uma dica: não anote todos os gastos picadinhos, tipo 6 idas ao fornecedor. Soma tudo de uma vez só na mesma categoria "fornecedor" e usa essa palavra-chave como descrição/motivo.
E então no finalzinho do mês, some todos os valores e analise quanto você recebeu, quanto gastou e quanto precisa no próximo mês.
Direções extras.
Separe as suas contas pessoais e da empresa. Com um CNPJ (inclusive MEI) você pode criar uma conta para empresa em qualquer banco digital em minutos. Não compre nada para a empresa com o seu salário pessoal, se a empresa já estiver faturando o necessário pra se manter.
Mantenha seu estilo de vida no básico, principalmente no início do seu negócio e se pague um pró-labore que cubra esses custos pra não ficar tirando dinheiro do negócio toda hora.
Faturamento é diferente de lucro. Faturamento é o que entra, ou seja, é o que vai pagar todos os teus custos, inclusive teu salário (pró-labore). Lucro é o que sobra disso tudo e pode ser reinvestido no negócio em melhorias, novos equipamentos ou conhecimento.
Faça um planejamento anual constando produtos que você vai lançar e vender, os meses, datas comemorativas e um detalhamento a cada três meses de quanto você precisa faturar. Tenho uma oficina totalmente focada nisso, clique aqui para entrar na lista de espera.
Espero que esse direcionamento te ajude bastante por aí para colocar a casa em ordem.
Se tiver dúvidas, deixe seu comentário aqui ou fale comigo em qualquer um dos canais no final desse artigo.
Referências financeiras que indico de olhos fechados
Livro Finanças para Autônomos - Eduardo Amuri
Canal Vida à Vista (youtube) - Lai Santiago (instagram)
Grana Preta (youtube) - Amanda Dias (instagram)
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Quem escreveu esse artigo?
Késsile Tanski, sócia fundadora da Direção, comunicadora, empreendedora, criadora de conteúdo, mãe de dois e entusiasta do slowliving :) Buscando a consciência em todas as áreas da vida.